Tajnice oziroma tajnike in administratorje srečujemo praktično na vsakem koraku. Gre za poklic, ki ga najpogosteje srečamo v zasebnih podjetjih, pa tudi v javnem sektorju. Pogosto smo napačno prepričani, da je tajnik in administrator enak poklic, pa ni tako, saj med njima obstajajo nekatere bistvene razlike. Kaj dejansko delaš kot tajnik oziroma administrator, kakšno zaposlitev moraš imeti in kaj vse moraš znati, razkrivamo v nadaljevanju.
Kakšna je razlika med tajnikom in administratorjem?
Tajnik je pri opravljanju svojega dela precej bolj samostojen od administratorja. Tako tajnik, kot tudi administrator se lahko zaposli v večini podjetij in ustanov, vendar ima tajnik zelo široko področje dela, pri čemer opravlja tudi najrazličnejše delovne naloge (sprejem pošte, vodenje evidence, skrb za urejenost dokumentacije, pravilno shranjevanje dokumentov). Na drugi strani pa imamo administratorja, ki najpogosteje opravlja preprosta pisarniška dela, kot so sprejem, odpiranje pošte, izpolnjevanje obrazcev, vnos podatkov in sprejem telefonskih klicev.
Kakšno izobrazbo mora imeti oseba, ki opravlja poklic tajnika ali administratorja?
Tajnik ima pogosto končano srednjo ali višjo strokovno šolo poslovno-ekonomske smeri, administrator je oseba s končano triletno poklicno šolo, ki si lahko z nadaljnjim izobraževanjem pridobi naziv ekonomski tehnik.
Kot tajniki ali administratorji se lahko zaposlijo tudi osebe s srednjo splošno izobrazbo, vendar morajo imeti na tem področju vsaj 2 leti izkušenj.
Nemalokrat lahko razpis za delo tajnika oziroma administratorja zasledimo tudi na študentskem servisu, pri čemer določena smer izobrazbe pogosto ni zahtevana, zahtevano pa je poznavanje MS okolja, znanje angleškega jezika in predvsem obvladanje računalnika.
Kaj delodajalec pričakuje od svojega tajnika oziroma administratorja?
Delodajalci od bodočih tajnikov ali administratorjev pričakujejo vsaj 3 leta delovnih izkušenj na področju administracije ali računovodstva, poznavanje MS okolja, poznavanje Excela in Worda, pogosto so zaželena tudi znanja določenih poslovnih programov, znanje angleškega jezika, delodajalec pričakuje tudi komunikativnost, urejenost, organiziranost in nemalokrat tudi vozniški izpit B kategorije. Potrebno je tudi obvladovanje delovnih pripomočkov, med katere poleg računalnika uvrščamo še telefon, fotokopirni stroj, kalkulator, telefaks, pisalni stroj (predvsem na sodiščih), skener in druge pripomočke.
Kaj oseba dela v resnici?
Delodajalec obljublja naloge, kot so urejanje in arhiviranje pisarniške dokumentacije, nadzor nad odhodnimi in dohodnimi poštnimi pošiljkami, dobavljanje pisarniškega materiala, komunikacija s strankami, odvisno od tega, za katero delovno področje gre. Tajnik se lahko namreč zaposli kot strojepisec, referent za kadrovske evidence, referent v knjigovodstvu, uradnik za nepremičnine, za zavarovalništvo, pa tudi kot arhivski uradnik. Tako tajnik, kot tudi administrator lahko opravlja dela za enega ali več nadrejenih, zaposlen je lahko v oddelku z več zaposlenimi. Administrator je običajno zadolžen za vnašanje podatkov v podjetjih, ki delajo z veliko množico podatkov. Piše besedila po nareku, kar pomeni, da opravlja tudi delo strojepisca. Zaposlen je lahko v upravnih enotah, lahko piše in ureja dopise in preglednice, usposobljen je tudi za uporabo elektronskih medijev. Realnost pa je takšna, kot pri vseh drugih poklicih – tudi tajnika in administratorja običajno delodajalec izkoristi tudi za tista dela, ki ne sodijo v obseg del tajnika ali administratorja.
Delo v zasebnem podjetju se močno razlikuje od dela v javnem sektorju
Delovno mesto tajnika oziroma administratorja v javni upravi mora biti natančno definirano, saj se delo tajnika v kadrovskem sektorju bistveno razlikuje od dela tajnika v oddelku, ki je odgovoren za komunikacijo s tujino ali s katerim koli drugim oddelkom. Zasebna podjetja svojega zaposlenega zelo rada izkoristijo tudi za opravljanje del, ki niso v njegovi pristojnosti, za javni sektor po besedah mnogih tajnikov in administratorjev to ne velja, kljub temu, da je delo tudi v tem primeru obsežno in zahtevno. V obseg tajniških oziroma administratorskih del sodi tudi izvrševanje del po naročilu predpostavljenega, a tudi tukaj obstajajo meje, ki jih mora delavec jasno začrtati. Seveda se v tem poklicu ni mogoče izogniti tudi kuhanju kave za stranke in direktorja – tako v zasebnem podjetju, kot tudi v javnem sektorju.
Delo tajnika oziroma administratorja nekoč in danes
Poklic tajnika oziroma administratorja se z razvojem tehnologije bistveno spreminja. Klasično tajnico bi lahko opisali kot osebo, ki pregleduje pošto in kuha kavo, a resnica je daleč od tega. Razvoj tehnologije nam omogoča, da večino dela opravimo hitreje, zato smo zadolženi tudi za večji obseg dela. Tako tajniki in administratorji danes nemalokrat poskrbijo tudi za organizacijo, logistiko in nabavne procese.
Tajnik oziroma administrator je desna roka direktorja
To je odvisno predvsem od tega, kje je oseba zaposlena. Mnogi tajniki oziroma administratorji nimajo veliko stika z direktorjem, medtem ko so drugi desna roka direktorja. Ta naloga je sicer nekako predpisana poslovnim sekretarjem.
Kaj pa urnik dela in plača?
Urnik dela je takšen, da pogosto vključuje tudi nadure. To velja predvsem za tiste tajnike oziroma administratorje, ki so poleg vsega tega še svetovalci, poslovni sekretarji, osebni asistenti in receptorji. Ker je delo seveda potrebno dokončati, je pogosto potrebno ostati dlje, kot sicer.
Odvisno od števila delovnih dni in še mnogih drugih dejavnikov, se plača giblje nekje med 650 in 750 € neto. Na tem mestu je potrebno omeniti še delo poslovnega sekretarja, ki je običajno vodja pisarne, njegova plača naj bi se zaradi višje stopnje izobrazbe začenjala pri 900 €.
Kakšno je povpraševanje na trgu?
Ker vsako podjetje potrebuje tajnika oziroma administratorja, je povpraševanje na trgu precejšnje. Sodeč po spletnem portalu Moja zaposlitev delodajalci potrebujejo predvsem asistente v pisarnah, ki obvladajo vnos podatkov v računalnik, skrbijo za komunikacijo s strankami in za ostale naloge, določene s strani nadrejenih. Iščejo se tudi administratorji za vodenje kadrovskih evidenc, obdelavo naročil, komunikacijo z dobavitelji, prav tako pa se iščejo tudi poslovni sekretarji.
Dobre in slabe plati poklica
Delo tajnika običajno poteka v prijetno urejenem, svetlem in zračnem prostoru, zato ni tveganja za škodljive vplive iz zunanjega okolja. Delo je zelo razgibano, veliko je sodelovanja z zaposlenimi in z zunanjimi partnerji, tehnološki razvoj pa prispeva k olajšanju dela. Seveda je potrebno omeniti tudi slabe plati. Pogosto je potrebno hitro in pravilno odreagirati, poiskati ustrezno rešitev za določeno težavo in znati komunicirati tudi z zahtevnimi strankami. Delo je v večini primerov sedeče, zahteva se uporaba računalnika, kar predstavlja veliko obremenitev za oči. Negativna vidika sta tudi pogost hrup, zlasti v pisarnah z več zaposlenimi in možnost prepiha.
V prihodnosti bo v večjih ustanovah prišlo do povečanega obsega dela tajnika oziroma administratorja, pa tudi tehnologija se nenehno razvija. Obetajoče se spremembe v tehnološkem razvoju bodo še dodatno poenostavile delo. Prav tako se nenehno razvijajo tudi nova podjetja, zato se zdi, da ima ta poklic precej svetlo prihodnost.
Sara Savec
